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Juli 2016

GoBD-Zertifikat Übergabe KL Trend

GoBD-Zertifikat

Frau Stefanie Löffler-Noss (TSP EDV Organisations GmbH) nimmt das GoBD-Zertifikat von Patrick Kreuel (Audicon) entgegen. Bescheinigt wird die technische Korrektheit der GoBD-Export-Schnittstelle in der Version 1.0 des Kassensystems PC Kassen KL Trend.

März 2016

pckasse

Richtig Kasse machen

Die Kasse ist die heimliche Managerin im modernen Ladengeschäft – deutlich stiller als früher erledigt sie heute deutlich mehr als nur den schnöden Bezahlvorgang.

Sie waren klobig, schwer zu bedienen und weithin hörbar: die guten alten Registrierkassen, auf denen man mit kraftvollen Fingern Beträge in die Tastatur hämmerte und die daraufhin mit einem lauten Bimmeln antworteten, bevor sie die geldgefüllte Schublade nach außen schnellen ließen. Diese antiquierten Ungetüme gehören längst der Vergangenheit an: Moderne Kassensysteme können mehr als Zahlen zu addieren und Beträge zu horten. Sie sind echte Alleskönner und bieten sowohl bei der Hard- als auch bei der Software hohen Bedienungskomfort und komplexe Funktionalität.

Zentrum und Peripherie


Moderne Filial-Kassensysteme bestehen zumeist aus einem Computer samt Monitor mit entsprechenden Umgebungsgeräten sowie einer speziellen Software, die Daten an das Warenwirtschaftssystem und damit die Buchhaltung und Lagerhaltung weitergibt. Die Umgebung besteht bei aktuellen Kassensystemen in der Regel aus der Kundenanzeige, dem Scanner, der Kassenschublade, Tastatur und Maus sowie einem Belegdrucker. Hinzu kommen Kartenlesegeräte für Kredit- und Kundenkarten. „Touch-Monitore in guter Qualität sind deutlich teurer als Tastatur und Maus und werden im Reitsport-Einzelhandel eher selten eingesetzt“, beschreibt Kassenexpertin Stefanie Löffler-Noss die Situation in diesem speziellen Fachhandel. Sie ergänzt: „Ohne Tastatur und Maus wird es auch in naher Zukunft nicht gehen, wenn die Kundenverwaltung, die Eingabe der Kundendaten sowie die Reklamationsabwicklung erwünscht sind. Somit bleibt die Anwendung an der Kasse einfach.“

Wahre Alleskönner


Ein modernes Kassensystem wickelt die Kassiervorgänge schnell und effizient ab und zwar mit Hilfe verlässlicher Scanningtechnologien. Durch die Verknüpfung der „Abrechnungskasse“ mit der komplexen Warenwirtschaft sind hier am Point of Sale (POS) mehr und mehr verwaltungstechnische Aufgaben durchführbar. So können Kassierende beispielsweise an Ort und Stelle Preise überprüfen, Bestände und Liefermöglichkeiten abfragen oder „schwarze Listen“ für Schecks und andere bargeldlose Zahlungsmittel aufrufen. Durch die Integration der eigentlichen Kasse zum gesamten Warengeschehen können beispielsweise Umsätze verfolgt werden, Erstattungen und Preisänderungen nachverfolgt werden und Berichts- und Analysefunktionen durchgeführt werden: So können Lagerbestände im Backoffice in Echtzeit abgerufen und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Manch eine moderne Kasse erlaubt es dem Kunden sogar, bereits während des Scannens seinen Kleingeldvorrat in die Münzeinheit einzuwerfen, die den Betrag umgehend zählt und auf dem Display anzeigt. Das Wechselgeld wird in der besten Stückelung zurückgegeben. Im Tagesablauf wird der über dem erforderlichen Wechselgeldvorrat liegende Bargeldbestand dann automatisch in eine sichere Transportkassette umgefüllt, wobei das Gerät die Echtheit der Scheine prüft und die Geldbestände zentral registriert.

Spezialisten für den Reitsport


Auch wenn die modernen Kassen multifunktional konzipiert sind, so eignen sich doch nicht alle Systeme für den Reitsportfachhandel: „Die Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse im Reitsporteinzelhandel ist komplex und in vielen Kassensystemen so nicht vorgesehen. So gibt es Kassen, die speziell für den Gastronomie- oder Bäckereibereich entwickelt wurden. Solche Systeme eignen sich natürlich nicht“, erläutert Löffler-Noss. Als typisches Szenario im Reitsporteinzelhandel beschreibt sie: „Personal aus großen Ställen nimmt den Monat über Produkte mit, und erst am Monatsende wird abgerechnet. Diese unbezahlten Herausgaben werden im Idealfall über Auswahl-Lieferscheine dokumentiert und somit in der Kasse gespeichert. Die Endabrechnung erfolgt am Monatsende durch einfache Übernahme in eine Rechnung. Nichts gerät dabei in Vergessenheit!“ Diese ganz charakteristische Herausforderung müsse, so die Expertin, ein Kassensystem im Reitsporteinzelhandel bewältigen. Auch mit dem Gutscheingeschäft darf eine moderne Kasse nicht überfordert sein, und so sollten Aktionsgutscheine und Bonusgutscheine in der Abrechnung durch entsprechende Eingabe in die Kasse berücksichtigt werden. Praktisch für den Einzelhandel ist auch die sogenannte „Park-Funktion“. Hierbei können gleichzeitig mehrere Verkaufsvorgänge gespeichert und bearbeitet werden – wollte also Ihr Kunde A die Reithose bereits bezahlen, muss aber nun noch das vergessene Huffett holen, „parken“ sie ihn einfach, und Ihre Kollegin kann in der Zwischenzeit die Trense von Kunde B abrechnen.

 

Wichtige Funktionen

Weiterhin rät Stefanie Löffler-Noss, darauf zu achten, dass Ihr (neues) Kassensystem eine integrierte Kundenverwaltung mit Aufruf gespeicherter Einzeleinkäufe und etwaiger Umtäusche enthält: „Das ist ein definitiver Vorteil – eigentlich ein Muss. Mit einem Klick auf die Kundenverwaltung ist sofort sichtbar, was der Kunde bislang gekauft hat. Der aufmerksame und geschickte Verkäufer ist so auf das

 

„Schnell zu reagieren, Bestände täglich ohne Aufwand zu sehen und Bestellungen zu koordinieren ebnet den Weg, erfolgreich zu arbeiten. Dabei unterstützt Sie ein modernes und branchengeeignetes Kassen-System.“ Stefanie Löffler-Noss

 

aktuelle Verkaufsgespräch optimal vorbereitet und weiß diese Information zu nutzen!“ Ein modernes Kassensystem sollte darüber hinaus in der Lage sein, verschiedene Zahlungsarten miteinander zu kombinieren. Ein 250 Euro-Einkauf kann unter der Voraussetzung sogar wie folgt abgerechnet werden: 100 Euro bar; 30 Euro Gutschein; 5 Euro Nachlass; 10 Prozent Rabatt; der Rest mit EC… Nutzt der Einzelhändler einen Onlineshop, so ist es sinnvoll, nach jedem Bon die Verkäufe zu verbuchen, damit die Bestände umgehend abgeglichen werden. Dies gelingt, wenn alle Systeme gekoppelt sind, also Warenwirtschaft-Kasse-Onlineshop.

Leicht zu bedienen

Die stetig wachsende Funktionsbreite der modernen Kassen bedeutet nicht, dass sie schwieriger zu bedienen sind als schlichte Modelle, beruhigt Professor Axel Winkelmann. „Ganz prinzipiell sind Bedienerfreundlichkeit und Software-Ergonomie heutzutage elementare Bestandteile der Systementwicklung, weshalb ein höherer Funktionsumfang nicht automatisch mit einer übermäßigen Komplexitätssteigerung einhergeht.“ Natürlich ist dies stets vom eingesetzten System abhängig. Der Blick auf den Markt moderner Warenwirtschaftssysteme zeigt sogar: Bei modernen Kassensystemen wird inzwischen öfter eine eher intuitive Bedienung erreicht als bei herkömmlichen Lösungen. Dennoch, so der Fachmann, sei darauf zu achten, dass den Mitarbeitern die Funktionalität hinter dem System bewusst ist. „Durch die enge Verknüpfung
der einzelnen Bereiche können Fehler – wie beispielsweise falsche Buchungen – weitreichendere Folgen auf angebundene IT-Lösungen haben, als das bei isolierten Kassensystemen der Fall wäre.

Ja zur Moderne

Prinzipiell ist eine moderne Kassenlösung in den meisten Fällen durchaus ratsam, findet Professor Winkelmann: „Aufgrund der zuvor genannten Vorteile unter anderem bezüglich Auswertungs- und digitaler Weitergabemöglichkeiten ist die Nutzung moderner Kassensysteme zu empfehlen, sofern die Bedienbarkeit durch die Mitarbeiter gegeben ist.“ Winkelmann fügt an: „Darüber hinaus liegt die Entscheidung über den Einsatz eines Registrierkassensystems nicht ausschließlich beim Anwender(-unternehmen), sondern wird auch vom Gesetzgeber beeinflusst. Das Finanzamt macht beispielsweise bestimmte Auflagen, damit ein Kassensystem akzeptiert werden kann. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Umsatz geschätzt und entsprechende Nachzahlungen gefordert werden oder sogar ein Bußgeld angesetzt wird.“ Zu diesen Informationen zählen beispielsweise: Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen, Zahlungswege oder die Auflistung von Einzelpositionen. Zwar gilt inklusive diesem Jahr noch eine Übergangsfrist, jedoch werden die Anwender(-unternehmen) mittelfristig nicht an moderneren IT-Lösungen im Kassenbereich vorbeikommen.

 

Risiken minimieren


Grundsätzlich gilt beim Einsatz von Informationstechnik, speziell von solcher, die stark vernetzt und an das Internet angeschlossen ist, ein möglicher Angreifer muss mindestens eine Schwachstelle kennen, um das System zu überwinden. Der Entwickler hingegen alle Schwachstellen, um diese schließen zu können. Eine vollständige Sicherheit ist nach Auffassung von Professor Axel Winkelmann aufgrund der Komplexität der Materie in der Praxis kaum zu bewerkstelligen. „Ein bekanntes Risiko stellen beispielsweise so genannte Skimming-Angriffe dar, bei denen Hacker Kartenzahlungsdaten mitlesen und auf kopierte Karten übertragen konnten. Entsprechend gibt es immer wieder Meldungen über Sicherheitsrisiken und -lücken von modernen Kassensystemen.“ Jedoch seien die Anbieter und Entwickler naturgemäß darauf bedacht, speziell bei finanzkritischen Systemen wie Kassen- oder Kreditkartensystemen potentielle Gefahrenstellen so gering wie möglich zu halten oder umgehend zu schließen. Winkelmann erklärt: „Schadensfälle ziehen ja neben den finanziellen Verlusten auch immer einen enormen Imageschaden nach sich. Insofern ist man hier um größtmögliche Sicherheit bemüht.“ Dem Aspekt der Sicherheit sollte bereits im Auswahlprozess eine entsprechende Aufmerksamkeit beigemessen werden! Fragen Sie beim Neukauf einer modernen Kassenlösung im Beratungsgespräch also auch speziell diese Thematik ab!

Seltener Super-Gau


Verkaufsoffener Samstag kurz vor Weihnachten – gerade jetzt gibt diehochmoderne Kasse ihren Geist auf. Der Super Gau. Was nun? „Grundsätzlich sollte natürlich darauf geachtet werden, potentielle Ausfallszenarien präventiv zu vermeiden. Da Kassensysteme in der Regel von spezialisierten Dienstleistern bezogen werden, kann dies beispielsweise durch sogenannte Service-Level-Agreements geschehen, in denen die Verpflichtungen (auch hinsichtlich eines Ausfalls) zwischen dem Kunden und dem Anbieter des Kassensystems vereinbart werden. In diesem Fall trägt der Dienstleister die entsprechende Verantwortung zur Einhaltung der Übereinkünfte und wird diese aufgrund möglicher Vertragsstrafen mit entsprechendem Aufwand zu vermeiden suchen oder zeitnah reagieren“, erläutert Professor Axel Winkelmann. Dennoch bietet auch eine Ausfallsicherheit von mindestens 99 Prozent, so wie sie in der Regel von den Anbietern garantiert wird, bei genauer Betrachtung ein nicht geringes Potential für Ausfälle. Immerhin entspricht das übrige ein Prozent 14,4 Minuten an einem Tag. Zusätzlich besteht bei Systemen, die über das Internet bezogen oder hieran angebunden sind, die weitere Gefahr eines Ausfalls beim Internetprovider, womit eine weitere Partei ins Ausfall-Szenario miteinbezogen werden muss (ähnlich dem Stromanbieter für den Fall eines Stromausfalls).

Fehlerquellen trocken legen


Insgesamt lassen sich potentielle Fehlerquellen also durch die Auswahl verlässlicher Anbieter und möglicher Gegenmaßnahmen wie einer Notstromversorgung minimieren, jedoch nicht ausschließen. Moderne Kassensysteme gewährleisten jedoch in der Regel zumindest bis zum Punkt des Ausfalls eine Sicherheit der Daten, indem automatisch regelmäßige Speicherungen stattfinden. Auch im Fall eines Verbindungsabbruchs speichert das System weiterhin alle Daten und synchronisiert diese, sobald die Verbindung wiederhergestellt wird. Im unwahrscheinlichen Fall eines Totalausfalls verbleibt meist nur der Rückfall auf alternative, frühere Systeme für den Zeitraum des Ausfalls und die nachträgliche Übertragung der Daten ins IT-System.

„Die abendliche Übergabe aller Verkäufe jedes einzelnen Produktes mit Kundenzuordnung sowie Preisnachlässen erlaubt dem Geschäftsinhaber zu jedem Zeitpunkt die völlige Kontrolle über die positiven oder negativen Zahlen und die Entwicklung seines Unternehmens.“

Stefanie Löffler-Noss


Januar 2016

Inventurbetreuung vor Ort

KLTrend© das Warenwirtschaftssystem

KL Trend ist ein bedienerfreundliches, auf den Reitsporteinzelhandel spezialisiertes Warenwirtschaftssystem. Bestellungen, Wareneinkauf, stationärer Verkauf und OnlineShop gehen optimal ineinander über. Auswertungen nach Lieferanten, Warengruppen, Saison, Artikel, Farbe und Größe sind auf Knopfdruck abrufbar. KL Trend bietet einen leistungsstarken und professionellen Kundenservice an 7 Tagen in der Woche. Dieser Rund-um-Service wird gerade jetzt wieder sehr geschätzt. Die Inventurzeit beginnt. Mit KL Trend kein Problem sondern an einem Tag erledigt.

Stimmen aus dem Reitsport:

KL Trend bietet uns Einzelhändlern individuelle und kompetente Betreuung. Die Nutzung der Warenwirtschaft ermöglicht, dass wir unseren Warenbestand bei steigendem Umsatz im Laufe von 5 Jahren um 25% gesenkt haben. Somit wurde die Lagerumschlagshäufigkeit und unser Betriebsergebnis optimiert – und das alles zu einem fairen Preis. - Reitsport Hugenberg -

Inventurbesprechung Reitsport Equitan, Unna

Leicht zu bedienen

Warum wir die Inventur mit der TSP vor Ort Unterstützung durchführen?
· Arbeiten mit einer autorisierten Fachkraft, die sich im Umgang mit dem Inventurprogramm auskennt.
· Hilfe für alle Inventurmitarbeiter
· Soforthilfe bei inventur- und programmtechnischen Fragen
· Zeitersparnis durch reibungslosen Ablauf
· Erste Analyse der Inventur nach Besprechung mit TSP Mitarbeiter/in
· Genaues Arbeiten nach der Inventur durch korrekte Warenbestandsdaten.
- Pferdewelt Baumberge -

Kontakt:
Kontakt TSP EDV Org. GmbH
Tel. 02303-254197
Fax 02303 254199
www.kltrend.de
info@kltrend.de
Warenwirtschaft · Kasse · OnlineShop



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